lunes, 28 de mayo de 2012

Tablas dinamicas en EXCEL 2010

Tablas dinámicas (III)

Con estas herramientas ¿cómo podríamos saber qué clientes compran más de determinado producto? ¿Cómo saber cuál es el mejor vendedor para determinado producto también? ¿Cuál es el peor cliente de un vendedor específico?
Para evitar un manejo complicado de la información que intente dar respuesta a estas preguntas, Excel dispone de una función llamada "Tabla dinámica", que permite correlacionar datos, agruparlos y utilizarlos para el análisis de la información. Su uso es realmente muy sencillo y los resultados pueden ser de gran ayuda para el éxito de cualquier empresa.
Para crear una tabla dinámica, debemos tener el cursor en cualquier celda de la tabla de datos a analizar, Excel reconocerá automáticamente el rango de datos a usar. Luego utilizamos el botón "Tabla dinámica" de la sección "Tablas" de la ceja "Insertar", donde debemos, entre otras cosas, indicar dónde queremos crear la tabla dinámica. 

Observe que a la derecha de la zona donde se creará la tabla dinámica hay un panel que nos permitirá elegir la información que vamos a cruzar. La construcción de la tabla dinámica es tan simple como arrastrar los distintos elementos en el panel e ir observando los resultados. Comencemos por un total de compras por cliente.


Podemos obtener un lista similar que nos diga cuánto hemos vendido por producto.


Pero ahora crucemos información. Hagamos una tabla que nos diga cuánto ha comprado de cada producto cada cliente.


Si el énfasis de su análisis no está puesto en los clientes, entonces tal vez prefiera ver los productos en filas y a los clientes en columnas.


Pero devolvamos a los clientes en filas y a los productos en columnas, porque, más bien, queremos saber qué clientes son los que más compran Carbonato de calcio.


Ahora queremos saber quiénes son los que más compran carbonato de calcio y sulfato de aluminio, eso se resuelve modificando los filtros aplicados.


Modifiquemos otra vez los filtros para poder concentrarnos en las compras de todos los productos de un cliente específico.


Volvamos a modificar la información, ahora queremos saber qué montos representa cada cliente por vendedor.


Ahora veamos la síntesis de compras de cada producto por cliente para cada vendedor.
Volvamos a la tabla que cruza la información de clientes con productos, pero ahora averigüemos cuántas veces ha comprado cada cliente cada producto.
 
 
Como puede ver, la flexibilidad para construir cruces de información en las tablas dinámicas es total. A esta flexibilidad, además, podemos añadir también un gráfico dinámico.

Como habrá observado en el ejemplo anterior, a esta construcción de tablas y gráficos, que podríamos repetir para todos los ejemplos anteriores, podemos aplicarles también los filtros que ya revisamos.
Compartirá entonces con nosotros la conclusión de que las tablas dinámicas son fundamentalmente una herramienta para el análisis de la información que nos permite disponer de ella fácilmente de muchos modos sin modificar en lo absoluto los datos que le dan origen. El ejemplo que usamos aquí no necesariamente tiene que coincidir con sus listas de datos y, por tanto, bien podría no aplicarse a las tablas dinámicas que tal vez le interesa construir. Por tanto, nuestro consejo es que experimente creándolas una y otra vez, añadiendo distintos campos en las áreas y viendo los resultados. Hay, por supuesto, cruces de datos que no tienen sentido y que no sirven para el análisis, aunque Excel igual genere tablas dinámicas, pero el conocimiento que usted tenga sobre los datos de su actividad o negocio le permitirán identificar estos casos fácilmente.
 

Creacion de graficos en EXCEl 2010

 Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear de un gráfico.

 Crear gráficos

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Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

barra gráfico
Grafico desplegado



 Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos

Insertar gráfico 

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

Menú Herramientas de gráficos 

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

Añadir una serie de datos

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Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos

Datos 

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionar origen de datos

En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón selección de datos y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar

Ejemplo de gráfico
Realiza el Ejercicio Modificar las series de un gráfico.

Características y formato del gráfico

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En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:

Ejes

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".

Líneas de cuadrícula
En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la
Leyenda:
Etiquetas

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminación.
Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos donde desees.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo. 

Fondo

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:
Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas características.

Gráficos (III)

Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

Diseño

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros.
Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Estilos de forma
WordArt

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, etc.
Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.

Formato gráfico

En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.
A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la ventana que ya comentábamos al configurar la leyenda.
Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo, las líneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque obviamente no se puede rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí que permite colorear el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.
Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.
Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, éstas herramientas se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta botón relleno, lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es decir, a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.
Puedes practicar lo aprendido realizando el Ejercicio Personalizar gráfico.

Modificar el tamaño y distribución de un gráfico

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También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación: 

Controles de gráfico

Los controles cuadrados Cuadrado establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares Círculo podrás modificar su tamaño mantiendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta forma Mover podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

Gráficos (IV)

Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
Selecciona el gráfico.
Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación Mover gráfico.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:Mover gráfico
- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú eligas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.
Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra
Si deseas saber cómo añadir el gráfico a la lista de gráficos personalizados, haz clic aquí .

Los minigráficos

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Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representantivo en una única celda que representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.

Grupo Minigráficos

Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta: Herramientas para minigráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).
A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico. Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de la columna que lo contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que quieremos es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.
Para practicar con los minigráficos te aconsejamos realizar Ejercicio minigráficos.

         • Ejercicio propuesto de la Unidad 12 • Prueba evaluativa de la Unidad 12

Funcion ConsultarV en Excel 2010

La funcion ConsultaV

Excel dispone de funciones de búsqueda y referencia para poder consultar valores de otras tablas para nuestros cálculos.

Imaginemos que diponemos de una tabla en la que tenemos almacenados los datos de nuestros productos:



Esta tabla la tenemos en una hoja aparte llamada artículos.

Ahora si queremos elaborar facturas, hojas de pedido o cualquier otro tipo de informe no nos hace falta copiar el precio "a mano", o saber en qué celda está ya que podemos usar una función de búsqueda de la que Excel dispone llamada ConsultaV (en versiones anteriores era BuscarV).

Veamos primero lo que queremos conseguir:




Se trata de una factura en la que los valores calculados están con fondo amarillo, y los únicos datos que hemos introducido son el código los productos y el número de unidades vendidas.


La función que hemos escrito para obtener la descripción de los productos, celda B2, es la función =ConsultaV, que nos sirve para buscar un valor en la primera columna de una tabla y obtener el valor de su misma fila y en la columna especificada. Es decir, busco en la tabla de la figura 1, los productos por referecias y puedo extraer los datos de descripción, precio y stock.


Su sintaxis es la siguiente:

= ConsultaV(Valor Buscado; Rango de búsqueda; indicador de columna)

En nuestro ejercicio, pues, pondríamos:
= ConsultaV(SX-3313; tabla de hoja Artículos; 2)

que pasado a celdas y rango queda:
= ConsultaV(B4;Artículos!$B$3:$E$13;2) .- para la descripción, y
= ConsultaV(B4;Artículos!$B$3:$E$13;3) .- para el precio.

Es importante observar que hemos especificado el rango con referencias absolutas y el artículo con referencias relativas, para de este modo, escribir las fórmulas en la primera fila y poder copiarlas en las demás.

En el indicador de columnas hemos puesto un 2 para la descripción y un 3 para el precio, ya que la columna 1 es la referencia, la 2 es la descripción, 3 precio y 4 stock.

Para obtener el importe tan sólo hemos mutiplicado el precio por el número de unidades vendidas ( = C2*D2) y la función suma para obtener el importe total ( = SUMA(E2:E4)).

Para el cálculo del IVA simplemente hemos multiplicado el importe total por 18% (=E11*18%) y para el TOTAL, = E11 + E12.